今進めている仕事は複数の人が一緒に進めています。データの取りまとめについて、当初はＡさんがやるといっていました。が、「最初のとりまとめだけやって、あとはやるから」といって、「やる」といったことをやらなかったことを記事にしました。
私は最初のとりまとめをやらざるをえなくなりました。その時間を見込んでいなかったので、どうすれば、時間内に終わらせることができるのか、おおよその所要時間を目算し、段取りの整理をしました。作業量が多く、一部分は別の人、Ｂさんにお願いしてよいと言われており、一部の作業をＢさんにお願いしました。
私は段取りとスケジュール、考え方を整えること、またＢさんに作業をお願いするにあたって、Ｂさんがやりやすいように準備をすることに注力しました。
ＢさんはＰＣ操作が苦手だそうです。ですので、ブレイクダウンして、実際の操作を明確にしてご依頼をしました。また、Ｂさんは間違いが多いときいていたので、進めた内容があっているか、エクセルの式で確認できるように準備をしました。
その仕事は時間内に終えることができました。時間内に終えることができたのは、Ｂさんが作業を請け負ってくれた、また、私が段取りとスケジュールを整理できたこともあります。
そしてＡさんに引き継ぎました。Ａさんは自分が「やる」といったことを撤回しやらなかったことに多少の負い目を感じているようでした。
引き継ぎ後もデータが変更になりました。ある程度は仕方ない部分もありますが、提出する人たちが期限を守らないしわ寄せがきています。なぜか提出に遅れたＣさんがやっていました。Ａさんではなく。
Ｃさんはそもそもその仕事をやる分担になかったので気の毒ではあります。ですが、期限を守らないからこうなってしまった部分もあります。変更があるたびに、都度都度まとめなおしていました。
行き当たりばったりとは言いませんが、期限が決まっていることに対して、段取りとスケジュールを考えないと、やり直しが増え、同じことが起きる。改めて、仕事は段取りとスケジュールをしっかり組み立てることが大事だと感じました。
